Oljesjefer bruker 70-80 prosent av tida si i møter
Hver uke gjennomføres det 1 million møter på norske arbeidsplasser. Oljebransjen er blant de verste – og Statoil er i særklasse, mener prosessor.
Denne artikkelen er over åtte år gammel— Dårlige, ineffektive møter på jobben koster sannsynligvis arbeidslivet titalls milliarder kroner hvert år, sier Erik Lerdahl, professor ved Norges Kreative Høyskole.
Regnestykket er hentet fra ulike kartlegginger i Norge, Danmark og USA.
Milliarder sløses bort
Sju personer i et møte i én time, er lik en hel arbeidsdag. Én million møter hver uke vil koste arbeidslivet 1 milliard kroner i uka. Regnestykket er basert på en timebetaling for hver arbeidstaker på 1000 kroner.
Store egoer som leser epost på møter koster mer enn sykefravær
— Alle møter er selvsagt ikke bortkastet. Men studier viser at møtedeltakere oppfatter halvparten av møtene som bortkastet, sier Lerdahl. Og sjefer bruker 70–80 prosent av dagen i møter. Poenget er at det er en vanvittig ressursforspillelse, sier Lerdahl.
— Næringslivet trenger møteprosesser som sikrer de kritiske spørsmålene som avdekker svakheter underveis. I møter med mange deltakere og uklar agenda forsvinner de kritiske røstene, sier han.
Oljebransjen er blant de verste
— Jeg har erfart at oljebransjen er helt i særstilling i næringslivet når det kommer til ineffektive møter. Og Statoil er kjent for å være helt ekstrem, sier Lerdahl.
Svært mange deltar på møtene uten at det fremkommer klart hvorfor de er der. Erik Haugane, gründer i Det norske, har nylig påpekt denne ukulturen i møter. I stedet for kun å tenke nedbemanning, burde vi tenke på hvordan vi kan samhandle smartere og bedre, sier han.
Statoil "topper" møtene
Erik Lerdahl har doktorgrad i kreativ samhandling fra NTNU. Han har gitt ut flere bøker og har i mange år jobbet sammen med næringslivet og holdt foredrag om skaperkraft i arbeidshverdagen.
Ansatte straffes med armhevinger
Statoil karakteriseres av mange som en organisasjon med hyppige møter og et høyt antall deltakere. I kundemøter må motparten "toppe laget" på samme måte og stille med like mange personer som Statoil gjør. Resultatet er dobbel mengde uproduktive personer som kaster bort tid på møter de ikke påvirker resultatet av.
Det paradoksale er at dårlige møter leder til enda flere møter.
Men ineffektiv møtekultur gjennomsyrer alle deler av arbeidslivet. I de fleste organisasjonene er det lite fokus på prosess og metoder i møtene, men kun på innhold – formål, agenda, tidstyring og hvem som deltar. Metodene som brukes i dag er hovedsakelig diskusjon og verbalisering, ifølge Lerdahl.
Tegneseriehumor
I boka si er humor et virkemiddel. Derfor har han alliert seg med tegneserieforfatter Børge Lund fra Sauda og Stavanger. I tegneseriestripa "Lunch" harselerer han rundt ufrivillig komiske situasjoner på norske arbeidsplasser. Kjell er den nye Pondus som alle nordmenn kan kjenne seg igjen i, helt eller delvis. 25 striper illustrer ulike komiske arbeidssituasjoner.
Ofte pinlig på<br/> møter i Rogaland
— Mine striper er jo avhengig av virkeligheten. Møter er den store fellesnevneren i det moderne arbeidslivet, sier Børge Lund.
— Det finnes ikke en kvikkfix. Mitt mål er å løfte møteledelse som fagområde, sier Lerdahl.
Han synes det er tankevekkende at ingen høyskoler eller universiteter har bøker med møtemetoder på pensum.
Gode råd:
Målet med møtet må være tydelig
Møt tidsnok, kom forberedt
Alle trenger ikke delta på hele møtet
Hold dagsorden for møtet synlig under hele møtet
Unngå avsporinger - lag egen liste til saker som kommer opp underveis
Ikke sitt rolig for lenge, få til bevegelse i rommet
Bruk færre ord og mer visualisering
Møteleder og deltakere har felles ansvar for å gjøre møtet vellykket
Legg vekk mobilen, særlig hvis du er sjef
Hvem, hva, hvorfor
Mange av oss vet ikke hvorfor vi er på møtet, hva som er målet med møtet, eller hvorfor de andre er på samme møtet. Mange møter avsluttes uten at beslutninger er fattet eller mål og tidsplan videre er klargjort.
— Vi har en møtelapskaus i arbeidslivet. Ansatte vet ikke om de er i et strategimøte, et prosjektmøte, et beslutningsmøte, et orienteringsmøte eller et ideutviklingsmøte. Da blir resultatet deretter, sier Lerdahl.
Statoil: Møter er viktig
— Møter er en viktig arena for samarbeid – og kan være veldig produktivt og inspirerende i et spennende selskap med gode folk og utfordrende oppgaver. Men det forutsetter at møtene er godt forberedt, har et tydelig formål, en klar dagsorden og bringer sammen de rette folkene – med minst mulig reising. Videomøter er derfor i hyppig bruk, sier Jannik Lindbæk, informasjonsdirektør i Statoil.
— Forenkling og effektiv ressursbruk har høy prioritet, og det gjelder innenfor alle deler av vår virksomhet – også vår møteaktivitet. Og vi deler alle et ansvar for å utfordre hverandre til å jobbe smartere – og å bruke tiden riktig, sier Lindbæk.
