UD-utvalg vil ha færre i kongens reisefølge. Foreslår slutt på vielser i Roma og Paris.

Kongen kan få færre ledsagere når han leder næringslivsdelegasjoner i utlandet. Det kan bli slutt på romantiske vielser ved ambassader i Roma, Paris og København. Og kostbare ambassadeboliger kan bli krympet.

Utenriksdepartementet driver utenriksstasjoner og ambassader over hele verden. Hovedkontoret ligger på Victoria terrasse i Oslo sentrum.
Publisert: Publisert:

Det er noen av forslagene i en rapport som viser hvordan Utenriksdepartementet (UD) kan spare mellom 470 og 810 millioner kroner i året.

Det dreier seg om en såkalt områdegjennomgang av utenrikstjenesten. Dette er et verktøy for å effektivisere ressursbruken og øke måloppnåelsen.

Undersøkelsen er gjennomført av Deloitte og Fridtjof Nansens Institutt på oppdrag fra UD og Finansdepartementet.

Konklusjonen er at det er «stort potensial for effektivisering av utenrikstjenesten». Utenrikstjenesten stemples som umoden med hensyn til å ta i bruk nye måter å jobbe.

Og dermed ineffektiv.

Kritisk til antall reisende

Ekspertene vil redusere antall deltagere på reiser i forbindelse med politisk ledelse eller kongefamiliens besøk i utlandet.

«Det er flere funn som tyder på at det ofte reiser en del personer fra departementene med statsrådene i forbindelse med slike reiser, selv om disse personene ikke nødvendigvis sitter på spesiell fag- eller sakskompetanse relevant for besøket.

Vi mener at dette bør reduseres», heter det.

I 2018 ledet kongen tidenes største delegasjon med 310 representanter fra norsk industri og næringsliv til Kina. De siste årene har kongeparet også ledet delegasjoner til Jordan, Chile, Argentina og Italia.

Da Kong Harald og dronning Sonja besøkte Kina i 2018, var over 300 mennesker med i delegasjonen.

– Utenriksministeren trenger faglig støtte

Utenriksminister Anniken Huitfeldts fem siste utenlandsreiser er gått til Nato-toppmøtet i Madrid, Tyrkia, Helsingfors, OECD-møte i Paris og rådsmøte i EØS i Brussel.

På disse reisene har statsråden hatt med seg 4–6 medarbeidere. UDs kommunikasjonssjef Tuva Raanes Bogsnes sier at embedsverket har flere oppgaver på reise.

– De skal bistå politisk ledelse og sikre at utenriksministeren har den faglige støtten hun trenger for å gjennomføre sitt program. I tillegg har ofte de UD- ansatte egne møter med relevante aktører som kommer i tillegg til de politiske møtene.

– Det gjøres alltid en vurdering av hvilke fagansatte utenriksministeren skal ha med for å sikre en god og effektiv gjennomføring av reisen, og samtidig ta hensyn til blant annet økonomi og klima, skriver hun i en e-post.

Vielse i Den evige stad, Roma, er en drøm for mange. Den blir uoppnåelig - iallfall i regi av ambassaden - hvis et ekspertutvalg får det som det vil.

Vi gir ambassadører mindre boliger

Blant øvrige spare- og effektivitetsøkende forslagene er:

  • Gi ansatte i andre departementer adgang til å søke jobb i utenrikstjenesten.
  • Redusere antallet ansatte fra 830 til omkring 5–600 ansatte. Flere fremhever at Norge ofte er overrepresentert på internasjonale møter.
  • Fjerne tilbudet om vielse ved populære ambassader som i Roma, Paris, Lisboa, København, Rio de Janeiro og New Delhi.

Det er lange køer for å gifte seg i de mest populære byene. Vielsene krever imidlertid ressurser. Så mye at ambassaden i Roma har funnet det nødvendig å opplyse på hjemmesiden om at den ikke kan bistå giftelystne med « ... bestilling av hotell, frisør, blomster, restaurant eller lignende».

Det er populært å gifte seg i Roma og Paris. Her poserer et nygift par for fotografen i den franske hovedstaden i 2013.

Lav hukommelse

Hvert år søker mange hundre UD-ansatte stillinger i utlandet. Og ansatte ved ambassadene søker stillinger i departementet i Oslo. Det krever et enormt apparat for å besette alle disse stillingene.

Samtidig fører dagens system med hyppige jobbskifter til at diplomatenes kompetanse ofte forsvinner for godt når de bytter jobb. For eksempel ved at de flytter fra Afrika til Amerika, eller fra temaer som EØS-forhandlinger og Nato til kultur.

40–50 prosent av UDs ansatte har sittet kortere enn to år i nåværende stilling. «Dette gir både stort effektivitetstap, reduserer gjennomføringsevnen og bidrar til lav institusjonell hukommelse», heter det.

Utvalget anbefaler at man reduserer muligheten for interne stillingsskifter i UD og arbeider systematisk med kompetanseoverføring ved stillingsskifter. Det foreslår også at man i større grad belønner medarbeidere som
arbeider ute.

Ekspertene mener «det finnes et stort potensial for å forenkle forflytningsprosessen». Større grad av innplassering basert på ansattes kompetanse og preferanser vil redusere rekrutteringsarbeidet.

De peker også på at med økende internasjonalisering øker behovet for å bemanne «med den mest relevante kompetansen som finnes uavhengig av organisasjonsgrensene».

Utvalget foreslår derfor at ansatte i andre fagdepartement også skal få konkurrere om stillinger ved utenriksstasjonene.

Mindre flytting av møbler - mindre residenser

Eiendom er den utgiftsposten som har «mest konkret økonomisk effektiviseringspotensial i utenrikstjenesten».

25 prosent av utenrikstjenestens driftsbudsjett - én milliard kroner - går til leie og drift av ambassader, residenser og representasjonslokaler.

Utvalget anbefaler fire tiltak for å redusere eiendomsutgiftene:

  • Endre krav til beliggenhet kombinert med mer profesjonell eiendomsforvaltning.
  • Redusere størrelsen på kansellier og ambassadørenes residenser. Representasjon kan gjennomføres i leide lokaler eller restauranter.
  • Redusere mengden flyttegods ved jobbskifte.
  • Redusere reisekostnader gjennom økt bruk av digitale møter.
UD har mange store og kostbare boliger for ambassadører. Her fra New Delhi i India.

Raanes Bogsnes sier UD selv tok initiativ til områdegjennomgangen.

– Gjennomgangen har gitt gode forslag og anbefalinger, og dette arbeidet skal nå behandles i regjering, skriver hun.

Utgangspunktet var at UD står i en ny tid som utenrikstjeneste, og at det er viktig at departementet hele tiden er satt opp på en måte som gjør at det kan være med å løse de store dagsaktuelle samfunnsutfordringene.

– Områdegjennomgangen er ett av flere verktøy som skal sikre at utenrikstjenesten gjør at vi møter disse nye utfordringene så godt som mulig med de rammene vi har, sier Raanes.

Publisert: