Lei av kjedelige møter? - Ta to-tre minutter med musikk og full dans

Omtrent halvparten av alle møter oppfattes som bortkastet, viser forskning. Her er rådene for hvordan møtene kan bli mer effektive og engasjerende.

Publisert: Publisert:

kjedelig.jpg Foto: Colourbox

  • Silje Dyregrov
iconDenne artikkelen er over fem år gammel

Har du noen gang sittet i et møte og ønsket å være et helt annet sted? Da er du ikke alene. 50 prosent av alle møter føles som bortkastet, viser den amerikanske undersøkelsen «Better Business Meetings». En lignende norsk studie, viser at norske ledere opplever at 40 prosent av tiden de bruker i ledermøter er uproduktiv.

Møteleder og agenda

Det vil Erik Lerdahl ha en slutt på. Han er professor i kreativitet ved Norges Kreative Høyskole, og forfatter av den nypubliserte boken «Slagkraftige møter».

— Hvis folk er umotiverte og lite til stede, blir det heller ikke bra resultater. Det paradoksale er at dårlige møter gir enda flere møter. Det blir et «hjerteinfarkt» i organisasjonen. For å være ærlig, er jeg litt sjokkert at ingen har tatt tak i dette før, sier Lerdahl.

Han mener norske bedrifter må tenke nytt.

— Dagens måte å samhandle på i mange organisasjoner er, brutalt sagt, på «barnehagenivå». Ofte er det ikke definert en møteleder, det er ikke en klar agenda for møtet eller tidsstyringen er dårlig. Mange bedrifter har også en policy på at alle må være med på møtene, selv om de ikke har en spesiell rolle der, sier han.

Riste løs

Dette bildet er tatt under en todagerssesjon med Arkitema, et av de største arkitektfirmaene i Danmark. Her skal deltakerne, med kroppsbevegelser og lyder, lage en maskin sammen. Øvelsen ble brukt for å få opp energien på et møte der hovedmålet var å utvikle ideer. Foto: Erik Lerdahl

Han synes dagens møter er alt for stillesittende og statiske, og mener man vil få opp effektiviteten og engasjementet, om møtene blir mer «fysiske». Med fysiske mener han at man aktiverer kroppen og sansene, og tar i bruk rommet og veggene. I boken kommer han med en rekke forslag til øvelser.Ønsker man å få opp energien, kan man for eksempel bryte opp møtet med noen minutter med dans eller riste hverandre løs. Er målet for møtet å generere ideer, så kan man eksempelvis starte møtet med en kjapp brainstorming om alt man kan bruke en plastpose, murstein eller binders til. Øvelsene brukes som en kjapp forberedelse til påfølgende arbeid.

— Jeg er fullt klar over at det kan være en god del motstand mot slike øvelser, og det er kanskje bare små bedrifter med «free spirit» som vil tørre å gjøre dem. Men hvis målet er gode resultater, så bør man ikke la seg begrense av vaner og konvensjoner, sier Lerdahl.

Han mener det ikke er noen rasjonelle begrunnelser for at møtene skal være stillesittende, statiske og utelukkende verbale.

Fire typer øvelser

I boken klassifiserer han øvelsene i fire (se eksempler på disse øvelsene i faktaboks). Han presiserer at man må velge øvelser ut fra hva målet for møtet er, antallet møtedeltakere og hvor lenge møtet varer:

  • Oppmykningsøvelser: Skal bidra til «å bryte isen» og skape en mer uformell og avslappet atmosfære.
  • Energiøvelser: Skal bidra til å få opp energien når deltakerne virker litt slitne, eller hjelpe dem til å hente seg inn når de er litt stresset.
  • Assosiasjonsøvelser: Er vanlig å bruke rett før deltakerne skal assosiere og være kreative.
  • Evalueringsøvelser: Skal trene deltakerne på å gi kritikk og ros på løsninger.

— Øvelsene må ikke ta for lang tid. Da blir det ineffektivt. Men slike fysiske øvelser kan få opp energien og entusiasmen. Vi tenker og husker best når vi bruker hele kroppen og er i bevegelse, mener han.

Statens vegvesen

Her gjør ansatte hos Statens Vegvesen «penneøvelsen» under Planleggerstudiet. Øvelsen krever at den enkelte både tar initiativ og er oppmerksom på den andre sine bevegelser. - Når du lukker øynene, får du et annet fokus og blir mer bevisst kroppslige bevegelser, sier Lerdahl. Foto: Erik Lerdahl

Foreløpig er det ikke veldig vanlig å bruke denne type fysiske øvelser i møter i Norge. Men Lerdahl har hatt kurs for en del bedrifter, deriblant Statens Vegvesen.— I kursene har jeg fått mange gode tips til planlegging og gjennomføring av møter. Mange av metodene hans har jeg tatt i bruk, særlig de som gjelder planlegging av møtene med fokus på møtets hensikt og aktivitetenes hensikt. Oppgaver som gjør at møtedeltagere er med på å lage et skriftlig produkt, har jeg også brukt en del. Bevegelsesøvelser kunne vi brukt oftere, sier Kristin Aandal.

Hun er seniorarkitekt og prosjektleder i Statens Vegvesen.

— En viktig ting han formidler, er behovet for variasjon av metodebruk. Gevinsten kan både være at folk er mer aktive og at flere typer mennesker kommer til orde, sier Aandal.

Hun mener denne typen oppgaver gjør at man får tenkt på en annen måte, samtidig som det skaper god stemning.

— Effekten er at vi lettere kommer til enighet og i det håper jeg det kan være en mulighet for effektivisering sier Aandal.

  • Har du tro på slike øvelser i møter?
Publisert:

Mest lest akkurat nå

  1. City Bistro legger ned etter 33 år: - Det er trist, men vi ser ingen annen utvei

  2. Front­kolli­sjon på E39 i Lyngdal

  3. Jakob Ingebrigtsen sikret seg kongepokalen

  4. Haalands langspurt overskygget alt. Det gikk et gisp over fotballverdenen.

  5. – Hurtigruten er selve symbolet på det nye Norge: Luksus på øvre dekk, fattigdom og frykt hos de som driver maskineriet

  6. Gøran er en optimistisk pessimist. Han tenker alltid at hans neste flytur kan bli den siste, men skjer det, så skjer det.